Stress im Büroalltag

Eine aktuelle Studie (2011) der Technikerkrankenkasse hat ergeben, dass im Durchschnitt jeder Beschäftigte 2 Tage wegen psychischer Probleme gefehlt hat. Das ist eine Zunahme um 14 Prozent gegebüber dem Vorjahr.

Zunehmende Erreichbarkeit und ständige Verfügbarkeit werden immer mehr gefordert und erhöhen den Stresspegel. Immer häufiger wird auch das BurnOut-Syndrom diagnostiziert.

Dagegen können sie etwas unternehmen. Das heißt nicht, dass Sie weniger Arbeiten oder sogar unproduktiver werden. Sie müssen sich jedoch Ruhezonen einräumen, um wieder zu Kräften zu kommen - körperlich und geistig.

Stressabbau im Büroalltag

Bei Stress wird eine Situation bewusst oder unbewusst als bedrohlich eingestuft und man fühlt sich der Situation nicht gewachen. Dies entspricht einem eigenen Gefühl und muß objektiv nicht so sein. Wenn zuviele verschiedene Entscheidungen in kurzer Zeit zu treffen sind, oder man meint, sie treffen zu müssen, dass baut sich Stress auf.
Daher sollte man sich klar machen, dass man nur eine Entscheidung nach der anderen treffen kann, bzw manche Dinge wichtiger sind und sofort erledigt werden können und andere sogar weiter deligiert werden sollten, um entlastet zu werden.
Durch die sogenannte Alpen-Methode (von Lothar J. Seiwert) können Sie Ihren Tagesablauf systematisch gliedern und können sich dann Ihren Aufgaben sorgfältiger widmen.
Dadurch, dass Sie den Tagesablauf geregelter haben, vielieren Probleme etwas von ihrer Bedrohlichkeit und Sie bekommen durch das bewältigen Ihrer Aufgaben auch ein besseres Gefühl für das, was Sie leisten.

Durch diesen Erfolg steigt Ihre Motivation und Sie gehen motivierter an Ihre Aufgaben heran.

Doch wie funktioniert diese ALPEN-Methode?

Stressabbau durch die A-L-P-E-N-Methode

Wer hat das nicht schon erlebt: es fängt bereits hektisch an und auf dem Schreibtisch erwarten einen hundert verschiedene Dinge, die erledigt werden wollen. Allein schon der Gedanke daran lähmt einen, da man gar nicht weiß, wo man am besten anfangen soll. Irgendwie fängt man dann an, hat aber eigentlich keinen Plan und fängt immer wieder was neues, an, das einem so in die Finger kommt.
Bleiben Sie gelassen, holen sich ein Stück Papier und einen Kugelschreiber und sortieren nach der ALPEN-Methode. Mit etwas Übung, wird dies zur Routine und Sie brauchen nicht viel Zeit, um Ihren Tagesablauf ordentlich zu planen. Das nimmt den Stress, gibt Selbstsicherheit und Sie können motiviert loslegen:

Die ALPEN-Methode (nach Lothar J. Seiwert) beinhaltet 5 Elemente:

- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
- dann die Länge schätzen
- und Pufferzeiten einplanen
- danach die Entscheidungen treffen
- und schließlich die Nachkontrolle

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Aufgaben notieren

Sie haben einen Stapel mit Aufgaben zu erledigen. Papier und Stift liegen bereit und Sie schreiben nun diese Aufgaben der Reihe nach auf. Sie arbeiten sich von oben nach unten durch, unsortiert und ungewichtet.
Vergessen Sie dabei unerledigte Aufgaben vom Vortag nicht, diese sollen ja auch erledigt werden.
Wenn Sie routiniert sind, erstellen Sie diese Liste beriets am Vortag. So lässt sich der Tagesablauf noch besser überblicken.

Die Länge der Aufgaben zeitlich einordnen

Schätzen Sie nun der Reihe nach die voraussichtliche Dauer für die Erledigung jeder einzelnen Aufgabe. Seien Sie realistisch und beschummeln Sie sich nicht selbst.
Achten Sie besonders darauf,

dass Sie die zu bewältigende Zeit wirklich realistisch einschätzen. Nutzen Sie Erfahrungen aus der Vergangenheit,
dass Sie den voraussichtlichen Zeitaufwand nicht zu knapp kalkulieren,
dass Sie sich ein Zeitlimit setzen, bis wann Sie damit fertig sein müssen und
dass Sie Termine immer mit Ihren genauen Uhrzeiten festhalten.

Planen Sie Pufferzeiten ein

Wie Sie sicher aus eigener Erfahrung wissen, gibt es kaum Arbeitstage, an denen nicht Unvorhergesehenes dazwischen kommt. Diesen Störungen können Sie also oft nicht ausweichen. Daher müssen Sie davon ausgehen, dass die von Ihnen voraussichtlich benötigete Zeit für die Erledigung Ihrer Aufgaben nicht ausreicht. Es ist daher unabdingbar und wichtig, den Einbau von Pufferzeiten nicht zu vernachlässigen. Das heißt, Sie benötigen einen geplanten Leerlauf, um Verzögerungen durch Störungen auffangen zu können und so Stress durch den entstandenen Druck abzufedern. Das hat nichts mit Faulheit zu tun, sondern ist notwendige Planung, die sich bewährt hat.
Bei dieser Planung von Aktivitäten hat sich durch Erfahrung folgendes Zeitschema herauskristalisiert, dem Sie annähernd folgen können:

• 60% der Zeit kann im Allgemeinen konkret geplant werden und sollte für die zu bewältigenden Aufgaben entsprechend der benötigten Zeit unterteilt werden.
• 40% der Zeit jedoch sollte als Zeitpuffer dienen, der wiederum in zwei Hälften unterteilt wird. Die erste Hälfte ist als Pufferzeit für die verplanten Aufgaben bereit steht und die zweite Hälfte der Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten reserviert werden sollte. So haben Sie ein besseres Zeitgerüst.

Tipp: Sie sollten in für Sie angenehmen Abständen auch ausreichend Erholungspausen einplanen. Wenn Sie ohne Pausen durcharbeiten, läuft Ihnen das Zeitgerüst aus dem Ruder, da Sie sich nicht mehr konzentieren können und Ermüdungserscheinungen Ihre Denkfähigkeit schmälert.

Treffen Sie Ihre Entscheidungen

Jetzt sind Sie an der Stelle, an der Sie Ihre Entscheidungen treffen müssen und entsprechend gewichten.

Das heißt:
Weglassen oder delegieren an andere,
(Ab-)Kürzen von Aufgaben, um sie nicht in die Breite zu treten,
Schwerpunkte bei wichtigen Aufgaben setzen!
Sie können Ihre Schwerpunkte nach Wichtigkeit und Dringlichkeit setzen. Oft sehen Sie schon durch Ihre Erfahrung, wie dringend etwas ist. Aber egal wie Sie Ihre Schwerpunkte gesetzt haben, Sie müssen sich danach selbst daran halten und Ihre festgelegte Reihenfolgen auch konsequent abarbeiten, sonst bringen Sie das Konzept durcheinander.
Wenn Sie eine Aufgabe delegiert haben, bleibt sie in der Hand des Verantwortlichen. Auch dann, wenn Sie feststellen, dass doch noch Zeit bliebe, Sie selbst zu erledigen. Sie untergraben sonst das Vertrauen, das Sie Ihrem Mitarbeiter gegeben haben und demotivieren ihn.

Tipp: Nutzen Sie Ihre Erfahrungen, die Sie machen für Ihre nächsten Tagespläne, um besser zu werden. Es müssen keine großen Schritte sein, aber oft erkennt man Kleinigkeiten, mit denen es noch besser läuft!

Nachkontrolle

Vor Feierabend ziehen Sie ein Fazit. Sie schauen darauf, ob auch alle Punkte erledigt wurden und ob Sie mit Ihrer Gesamtplanung richtig lagen. Die Nachkontrolle soll nicht nocheinmal sämtliche Aufgaben im Detail nachprüfen. Das sprengt den Zeitrahmen. Denken Sie bei der Nachkontrolle strategisch.
Seien Sie ruhig kritisch und schauen Sie genau, ob Ihre Planung gepasst hat. Das erleichtert zukünftige Planungen.
Wurden die Aufgaben in guter Qualität erledigt? Wenn nein, lag es an der zu gering geplanten Zeit?
Was konnte nur begrenzt abgearbeitet werden und warum?

Unerledigte Aufgaben wandern gleich wieder auf die Liste der Planungen für den nächsten Tag.

Tipp: Wenn Sie zu wenig Zeit für einige Aufgaben eingeplant haben, müssen Sie dies korrigieren. Es nützt nichts, wenn Sie mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind. Oft lässt sich nicht alles an einem Tag bewältigen und Sie müssen damit leben, dass manches für folgende Tage liegen bleibt.