mehr Zeit für andere Dinge

Vater und Sohn gehen wandern (Bild von Kim Brown)

Tipp: mehr Zeit mit persönlichem Zeitmanagement

Der Alltag ist anstrengend und viele haben nicht genug Zeit, alles zu erledigen, was Sie sich vornehmen. Aber die wenigsten machen vor einem anstrengenden Tag einen Zeitplan, wie sie alles am besten organisieren. Die Motivation ist zwar da, aber durch unstrukturiertes Vorgehen verliert man den Überblick und kann die Aufgaben nicht optimal bewältigen, obwohl man eigentlich dazu in der Lage wäre.
Die Lösung liest sich recht einfach:

Schaffen Sie sich Ihr persönliches Zeitmanagement.

Sie werden wertvolle Minuten oder Stunden an Zeit einsparen können und werden Aufgaben mit besserem Ergebnis abschließen. Zuerst müssen Sich jedoch Ihre Motivation ergründen. Es nützt nichts, wenn Sie nun steif versuchen, mit Plänen alles besser zu koordinieren. Sie müssen auch wissen, wofür Sie das machen. Worin liegt Ihre Motivation? Was stellen Sie mit der gewonnenen Zeit an? Das befähigt Sie erst, dauerhaft motiviert Ihr Zeitmanagement anzuwenden. Wenn Sie wissen, für was Sie diese Zeit nutzen.
Die Motivation ist nämlich schnell wieder weg, wenn die gewonnene Zeit einfach so ungenutzt bleibt, oder von anderen wieder weggenommen wird. Beispielsweise bei der Arbeit, wenn Sie eine Aufgabe schnell erledigt haben und der Chef Ihnen dann erzählt: " schön, dass Sie so schnell fertig sind, Sie können mir dann ja noch ein paar Kopien machen und dann habe ich noch was für Sie zu erledigen." Motivation funktioniert mit Belohnung und das macht auch zufrieden. Sie werden also motiviert sein, wenn Sie möchten, dass Ihr Chef für Sie schnell wieder neue Arbeiten findet. Das sollte aber Ihr Wunsch sein und nicht der eines anderen. Sonst verlieren Sie das Ziel aus den Augen, Zeit für sich zu bekommen.

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Persönliches Zeitmanagement

Es würde den Rahmen sprengen, an dieser Stelle detailliert ein persönliches Zeitmanagement darzulegen, aber Sie können es sich mit einfachen Mitteln selbst erarbeiten. Das hat den Vorteil, dass wenn Sie etwas bewußt machen, es dann auch besser umsetzen können.
Sie benötigen zuerst etwas Zeit und Schreibmaterial.

Der erste Punkt ist klar: machen Sie sich bewußt, wofür Sie die gewonnene Zeit einsetzen möchten. Es sollte sie reizen (motivieren) und zufrieden machen.
Dann müssen Sie herausfinden, welche Methoden für Ihr individuelles Zietmanagement Ihnen zusagen. Dazu sollten Sie überlegen, was für Sie im Leben wichtig ist. Ebenso wichtig ist, erst einmal einen Überblick zu bekommen, was bei Ihnen Stress verursacht und wo Sie nicht belastbar sind. Dann ist es wichtig, festzustellen, welche Arbeiten besonders reizvoll sind bzw wo Sie sich richtig zwingen müssen das zu erledigen.
Um sich einen Überblick zu verschaffen können Sie täglich aufschreiben, was Sie gemacht haben und wie lange es gedauert hat. Wenn Sie dies täglich machen, werden Sie schnell in der Lage sein, Ihre Tätigkeiten festzuhalten und außerdem schnell einen Überblick über Ihre Situation bekommen. Wenn Sie mit einem kurzen sterilen Überblick nicht so viel anfangen können, dann schreiben Sie einen Text. Sie können auch ein ganz klassisches Tagebuch führen und festhalten, was Sie am jeweiligen Tag gemacht haben, was Ihnen gefallen hat und was nicht. Sie können auch aufschreiben, wie Sie sich in der jeweiligen Situation gefühlt haben. Das alles soll helfen, persönliche Stärken zu erkennen und festzustellen, wie Sie Zeit für Dinge finden können, die Ihnen wichtig sind.

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Zeitprotokoll erstellen

Machen Sie ein Zeitprotokoll und erkennen Sie, für was Sie in Ihrem Leben Zeit benötigen. Die ist auch der Zeitpunkt, um aktiv einzugreifen.
Sie sollten Ihr Zeitprotokoll nach folgenden Punkten durcharbeiten:

1. Welche Aufgaben mache ich gern und gut bzw welche Aufgaben kann ich streichen oder auch weitergeben

2. Welche Störungen treten immer wieder auf und wie kann ich diese minimieren bzw verschieben um schneller mit einer Arbeit fertig zu werden.

3. Erkenne ich auch meine eigenen Leistungen an? Gute Arbeit darf gelobt werden, auch die eigene.

4. Von welchen Zeitfallen lasse ich mich ablenken bzw tappe ich immer wieder hinein. Zeitfallen sind oft Kleinigkeiten, die aber jedes mal Zeit kosten. Zum Beispiel geht eine Glühbrine kaputt und wird nicht gleich gewechselt. Dies wäre schnell behoben, wir haben aber keine Ersatzbirne vorrätig. Nun leben wir über Wochen mit diesem Zustand, da beim einkauen kein Ersatz gekauft wurde, weil wir keinen Einkaufszettel geschrieben hatten usw. Wir nehmen also über eine länge Zeit diese Unannehmlichkeit in kauf, weil wir unkoordiniert vorgehen.

5. Bekämpfen Sie Zeitfallen und ändern Sie auch mal die Einstellung zu bestimmten Tätigkeiten. Beispielsweise ist aufräumen wichtig, um etwas zu finden. Wenn Sie nie aufräumen, werden Sie immer mehr Zeit benötigen, um auch wichtige Dinge wieder hervorzuholen. Je nach Prioritätensetzung kann man aber auch mit mehr oder weinger Aufräume auskommen. Das hängt auch von persönlichen Vorlieben ab.

Langfristige Motivation sichern

Es gibt verschiedene Tätigkeitstyten und nicht jeder lässt sich mit den gleichen Aufgaben motivieren. Letztendlich muss jeder für sich herausfinden, mit was er seinen Motivation erhalten kann.

Eine Möglichkeit langfristig motiviert zu sein, liegt in der Festlegung von Zeit für bestimmte Tätigkeiten. Dabei kann es auch sein, dass Lebensziele überdacht werden sollten und man das Leben nicht mehr einfach so passieren lässt, sondern aktiv auch mal die Richtung korrigiert.
Wenn Sie bestimmte Dinge planen und kategorisieren, schafft das einen besseren Überblick und Sie können ziegerichteter vorgehen. Wer kein Ziel vor Augen hat, der tut sich schwer, etwas zu erreichen. Er weiß ja nicht, wofür. Zudem ist es leichter, Erfolge zu messen, Fehler zu entdecken (und abzustellen), sowie sich zu verbessern.

Überwinden Sie auch Blockaden, die Sie an der Zielfindung behindern. Blockaden können durch schlechte Erfahrungen in der Vergangenheit entstehen oder auch vor der Angst vor Scheitern. Bei manchen ist es sogar Angst vor Erfolg (eigentlich der Angst, keine neuen Ziele mehr zu finden, wenn dieses erreicht wurde).

Nichts ist für immer und so müssen von Zeit zu Zeit auch Ziele neu bewertet und notfalls auch korrigiert werden. Wenn Sie also in der Vergangenheit Ziele gesetzt haben, aber geschreitert sind und nun meinen, dass das eben vorbei ist, dann ist dies ein guter Zeitpunkt, die Erfahrung zum positiven zu wenden und kritisch hinterleuchten, welche Gründe zum Scheitern geführt haben. Vielleicht waren die Ziele zu hoch gesteckt oder in dieser Zeit nicht erreichbar? Analysieren Sie und machen Sie sich neue Ziele zu eigen (oder korrigierte Ziele, oder eine Stufe niedriger).

Motivation und Zufriedenheit

Sie sehen, es geht bei Motivation immer auch um Zufriedenheit, denn daraus schöpfen Sie Kraft. Wenn Sie unzufrieden sind, haben Sie keine Lust, morgens aufzustehen. Wenn Sie sich aber auf den Tag freuen oder auf Aufgaben, dann stehen Sie gern auf und erreichen auch mehr.
Daher ist es wichtig, dass Sie feststellen, was Sie zufrieden macht und wie Sie damit Ihr Leben (oder Ihre Arbeit) zielgerichteter gestalten können.

Investieren Sie etwas Zeit in die Planung und bekommen Sie viel Zeit für Zufriedenheit und Glück zurück. Sicher lohnt es sich, es mal auszuprobieren. Jetzt haben Sie mich: "ausprobieren" beinhaltet schon in der Bedeutung, dass wir uns wieder zurückziehen können, wenn es nicht auf Anhieb klappt.
Also probieren wir es nicht, wir machen es einfach. Schritt für Schritt und mit unserem eigenen Tempo. Es wird sich etwas verbessern, wenn wir wollen.


(Quelle: Armin Graf mit Inspirationen von Cordula Nussbaum)